「KPIを設定しよう！」と言われると、初めての方は「どこから始めればいいの？」と戸惑ってしまうのではないでしょうか？
確かに、KPIという言葉自体はよく耳にしますが、いざ自分で設定しようと思うと、「何を基準にして作るべきか」や「目標に対してどう紐づけるか」が分かりにくく感じるものです。でも、安心してください！
この記事では、初心者の方でもこの記事を見ながらスムーズにKPIを作成できるよう、ステップバイステップで分かりやすく解説します。
「KPIって何？」「どうやって設定すれば成果が出るの？」という疑問を丁寧に解消し、具体例をたくさん盛り込んでいます。この記事だけで、KPI設定の基本から応用までが学べるよう構成しています！
さらに、KPIはビジネスの場だけでなく、個人の目標設定にも応用できる万能なツールです。たとえば、資格試験の勉強やフィットネスの目標設定にも役立ちます。ぜひ最後までお読みいただき、この記事を参考にしながら、あなた自身のKPIを設定してみてください！
KPIとは？初心者に向けた基本の考え方
KPI（Key Performance Indicator）は、目標達成に向けた進捗を数値で管理するための重要な基準です。ただ単に数字を追いかけるものではなく、「次にどんな行動をすれば良いのか」を教えてくれる、いわば「目標達成の道しるべ」といえる存在です。
目標を立てるだけでは達成は難しく、進捗を確認しながら適切な行動を取り続けることが欠かせません。KPIを設定することで、自分がどの地点にいるのかがはっきり分かり、ゴールに向けた行動が具体化されます。初心者の方でも、この仕組みを理解するだけで、目標達成の確率を大きく高めることができます！
KPIの役割を具体的に理解しよう
なぜKPIが必要？
目標を掲げること自体は誰でもできます。しかし、その進捗を測る「基準」がなければ、成功しているのか失敗しているのかを客観的に判断できないのが現実です。たとえば、「売上を増やしたい」という目標を立てただけでは、どの程度増えたら成功なのかが分かりません。
KPIを設定することで、目標に向かう進捗を細かく管理でき、何を優先して行動すべきかが具体的に見えてきます。さらに、進捗の状況を確認しながら「このままで良いのか？」と軌道修正することも可能になります。
わかりやすい日常の例でKPIをイメージしよう
KPIはビジネスだけでなく、日常生活にも活用できます。たとえば、「ダイエットして10kg痩せたい」という目標を掲げたとしましょう。このままだと何をすれば良いのか分かりにくいですよね。
目標: 10kg痩せる（ゴール）
KPI
「毎日1,800kcal以内の食事をとる」
「週3回ジムで運動する」
「毎日体重を記録する」
このようにKPIを設定すれば、目標達成に必要な行動が明確になります。さらに、毎日の行動を振り返ることで、「今日は何ができて何が足りなかったか」が把握でき、軌道修正も簡単です。
アイプロ
KPIは「何をすれば良いのかを具体的に示すツール」と考えると分かりやすいです。この仕組みをビジネスやプロジェクトに応用することで、進捗が可視化され、成果をより効率的に追求できます。
初心者でもすぐに使えるKPIのメリット
- 進捗の見える化
目標までの距離やペースを具体的に把握できる。 - 行動計画の明確化
目標に向けて、今何をすべきかがはっきりする。 - 改善点の発見
KPIを見直すことで、どこに課題があるのかを素早く発見できる。
KPIは、「目標達成に必要なツール」として初心者でも簡単に取り組める仕組みです。
この記事を読み進めながら、ぜひあなた自身のKPIを設定してみてください！
KGIとKPIの違いを理解しておこう
KPIを設定する際には、KGI（Key Goal Indicator）との違いをしっかり理解しておくことが大切です。KGIとKPIはよく混同されますが、実際にはそれぞれの役割が異なります。この違いを明確にすることで、目標達成までの道筋がさらにクリアになります。
KGIとは？「最終的なゴール」を示す指標
KGIとは、Key Goal Indicator（重要目標達成指標）の略で、「最終的な目標」を表します。つまり、「このプロジェクトやビジネスで最終的に何を達成したいのか？」というゴールを具体的な数値で表現するものです。
KGIは、ビジネス全体や特定のプロジェクトの成果を測るための大枠の目標になります。成功か失敗かを判断するための「ゴール地点」を定義する役割を担います。
- 年間売上: 「年間売上を1億円にする」
- 新規顧客獲得: 「2024年末までに新規顧客数を500人獲得する」
- 市場シェア拡大: 「国内市場シェアを10％増加させる」
これらの目標は、「最終的な成果」として測定可能な具体的な数字を含むものです。KGIは、組織やプロジェクトが向かうべき方向性を示す羅針盤のような役割を果たします。
KPIとの関係性：道中のチェックポイント
KGIが最終目標だとすれば、KPIはそのゴールにたどり着くための「途中経過を測る基準」です。KPIは、KGIを達成するために必要なアクションや進捗を数値化して管理します。ゴール地点（KGI）に向かう道のりに設置された「進捗確認ポイント」と考えると分かりやすいでしょう。
たとえば、マラソンに例えると
- KGI: 「42.195kmを完走する」
- KPI: 「5km地点を30分以内で走る」「20km地点で給水をしっかり行う」
KPIを設定していれば、途中でペースが遅れていることや、必要な行動を取れていないことに気づき、目標達成のための改善が可能になります。
KGIとKPIの組み合わせで効果的な目標管理を！
KGIとKPIは、それぞれ独立しているのではなく、密接に関連しています。KGIを達成するには、適切なKPIを設定し、進捗を細かく管理することが重要です。
- KGI 「2024年の年間売上を1億円にする」
- KPI
- 月間売上を830万円以上に維持する
- 毎月新規顧客を30人以上獲得する
- 平均顧客単価を10％引き上げる
このように、KGIとKPIを連携させることで、最終目標に向けた具体的な行動計画が作れます。KPIを進捗のモニタリングに活用することで、必要に応じて改善や調整ができ、効率的な目標達成が可能になります。
- 明確な方向性を持てる
KGIを設定することで、組織全体が共通の目標を持てます。
- 具体的な行動計画が作れる
KPIを通じて、次に取るべき具体的なアクションが見えてきます。
- 進捗を細かく管理できる
KPIにより、目標達成までの進捗を数値で確認し、必要に応じて修正できます。
KGIとKPIをしっかり理解し、適切に設定することで、目標達成への道のりがスムーズになります。
初心者でも実践できる！KPIの作り方5ステップ
ここからは、実際にKPIを作る手順を1つずつ解説します。途中で具体例を挙げながら進めるので、ぜひこの記事を読みながら自分のKPIを設定してみてください。
1. 最終目標（KGI）を明確にする
なぜKGIを先に決めるのか？
KGIがなければ、KPIをどこに向ければいいのか分かりません。最終目標があいまいだと、どんな行動が必要なのかがぼやけてしまいます。
良い目標と悪い目標の例
「売上を増やす」「新規顧客を増やしたい」
アイプロ
どのくらい増やすのか、いつまでに達成するのかが分かりません。
「2024年末までに売上を前年比20％アップ」「月間新規顧客を100人増やす」
アイプロ
数値と期限が明確で、進捗を追いやすくなります。
初めてKGIを設定する場合は、達成可能で少し挑戦的な目標にすると良いでしょう。無理のない範囲でモチベーションを高められる目標がベストです。
2. 最終目標を細分化し、小さなKPIを作る：
なぜ分解が必要か？
KGIがなければ、KPIをどこに向ければいいのか分かりません。最終目標があいまいだと、どんな行動が必要なのかがぼやけてしまいます。
- KGI: 年間売上1億円
- KPI:
- 月間売上を830万円に設定
- 新規顧客獲得数を月30人にする
- 顧客単価を10％アップさせる
もう少し掘り下げると…
さらに細かくすると、「1日の新規問い合わせ数を5件にする」「クロージング率を15％に引き上げる」など、日々の行動目標にまで落とし込めます。
3. SMARTの法則を使ってKPIを具体化する
SMARTの法則とは？
「SMART」とは、目標設定をより効果的かつ実現可能なものに変えるための5つの基準を示すフレームワークです。この法則を活用すれば、曖昧で漠然とした目標が、すぐにでも行動に移せる具体的なプランへと変わります。多くの企業やプロジェクト管理において採用される手法であり、個人の目標設定にも大いに役立ちます。
Specific（具体的）
目標が具体的で明確であることが重要です。「何を達成するのか」をはっきり定めることで、行動の方向性がぶれなくなります。たとえば、「新規顧客を増やす」ではなく、「月間新規顧客を100人増やす」とすると、具体的にやるべきことが見えやすくなります。
Measurable（測定可能）
進捗を追うためには、目標が数値で測定できるものでなければなりません。「もっと頑張る」や「改善する」といった曖昧な目標ではなく、「売上を前年比20％増やす」など、達成度合いが数字で確認できる目標にします。これにより、達成までの距離や状況が把握しやすくなります。
Achievable（達成可能）
目標が非現実的すぎると、達成する前に意欲を失ってしまう可能性があります。現在のリソースや状況を考慮しつつ、少しチャレンジングでありながらも現実的な範囲で設定することが重要です。たとえば、「1日で100人の新規顧客を獲得する」は厳しいかもしれませんが、「月間で100人」という設定なら現実味があります。
Relevant（関連性がある）
目標が全体のKGI（最終目標）や戦略に直結しているかを確認しましょう。KPIが大きな目標と関連性がなければ、努力が分散してしまい、結果的にゴールに近づけなくなります。例えば、「売上を伸ばす」がKGIなら、「顧客単価を10％上げる」といったKPIが関連性の高い内容です。
Time-bound（期限がある）
目標達成に「いつまでに？」を明確に設定することで、計画に緊張感を持たせられます。「月末までに新規顧客を100人獲得する」といった具合に、具体的な期限を決めておくと、行動のペース配分がしやすくなります。
SMARTの法則を使ったKPIの具体例
たとえば、KGIとして「1年間で新規顧客を1,000人獲得する」という最終目標を設定した場合、これをSMARTの法則に基づいて分解してみましょう。
- 毎月新規顧客を100人獲得する
- Specific: 数字で具体的に「100人」と明示。
- Measurable: 月ごとに進捗を確認できるため測定可能。
- 1日あたり3～4人の新規問い合わせを獲得する
- Achievable: 現実的な範囲で無理のない設定。
- Relevant: 新規顧客の獲得というKGIに直結。
- 月末までに問い合わせフォームの最適化を行う
- Time-bound: 具体的な期限を設定し、短期の目標を達成する。
これらのKPIを設定することで、進捗の追跡が容易になり、必要なアクションも明確化されます。SMARTの法則を活用することで、どんな目標でも達成までのステップを具体的に設計できるようになります。
SMARTの法則を意識することで、目標が「単なる願望」から「実行可能な計画」に変わります。初心者の方も、このフレームワークを取り入れることで、達成可能性がグッと高まるはずです！
4. 現状をデータで確認する
なぜ現状把握が必要？
KPIを設定する前に、現在の状況をしっかり把握することは極めて重要です。現状を知らずに目標を立てると、必要以上に高すぎる目標や、逆にやる気が出ないほど低い目標を設定してしまう可能性があります。現実的で達成可能な目標を立てるには、まず「自分たちが今どこにいるのか」を正確に知る必要があります。
現状を把握することで、次のようなメリットが得られます。
- 現実的な目標設定ができる
現状のデータを基にすれば、「手が届くけれど少し挑戦的な目標」が設定できます。これにより、目標達成へのモチベーションが高まります。
- 目標達成までのギャップを明確化できる
今の状況と目標との差が分かるため、達成に必要な具体的なアクションを導き出しやすくなります。
- 課題や改善点が見える
データ分析によって、目標に向かう上でボトルネックとなる要因を発見することができます。
たとえば、新規顧客数を増やしたい場合、現状を確認せずに「翌月には100人獲得しよう」と設定してしまうと、非現実的な目標になりがちです。一方、現状のペースが「月10人」であることを知っていれば、「次の月には20人」というステップアップ目標を設定できます。このように現状を把握することで、現実的でありながら成長を促すKPIが作れるのです。
活用できるツール
現状を把握する際には、次のようなツールを活用することで、効率的かつ正確にデータを収集できます。
Google Analytics
- 用途: ウェブサイトのトラフィックやコンバージョン率を確認。
- 具体例: 月間の訪問者数や問い合わせフォームからのコンバージョン数を把握し、KPIに落とし込みます。
- 活用方法:
- ページ別のアクセス数を確認して、どのページが成果につながっているかを分析。
- コンバージョンファネルを調べて、途中で離脱している箇所を改善。
CRMツール（顧客管理システム）
- 用途: 顧客データやリード情報を管理。
- 具体例: 顧客の購買履歴や問い合わせ件数を基に、新規顧客の増加率やリピート率を測定します。
- 活用方法:
- 新規リードの獲得状況を追跡し、月間のリード数を目標に設定。
- リードの成約率を分析し、営業活動の改善ポイントを発見。
会計ソフト
- 用途: 売上データや取引履歴を分析。
- 具体例: 毎月の売上額や利益率を確認し、KPIを売上目標にリンクさせます。
- 活用方法:
- 月ごとの売上の増減を可視化し、どの施策が効果的だったかを特定。
- 商品別の売上データを見て、どの商品に注力すべきかを判断。
データ活用の具体例
実際のデータを基に目標を設定することで、現実的でやりがいのあるKPIを作ることができます。
- 現状の確認
現在、新規顧客数が「月10人」のペースであることをデータから把握したとします。
- 目標の設定
次の月には「20人」を目標に設定します。この目標は、現状の2倍という挑戦的な内容でありながらも、達成不可能ではありません。
- 具体的なKPI
- 毎週5人の新規顧客を獲得する。
- 毎日1～2人の問い合わせを確保するためにSNS広告を強化。
- 問い合わせ率を10％向上させるためにフォームを改善。
現状を把握する際の注意点
正確なデータを使う
不正確なデータを基に目標を設定すると、KPIが現実とかけ離れてしまいます。常に最新で信頼できる情報を使いましょう。
複数のデータソースを比較する
1つのデータだけを見て判断すると、重要な要素を見逃す可能性があります。複数のツールやソースを活用して全体像を把握しましょう。
過去のデータと比較する
現在の状況だけでなく、過去のデータと比較することで、成長のトレンドや課題が見えてきます。
現状のデータを正確に把握することは、目標設定の第一歩です。データを活用して現実的な目標を設定し、それを達成するためのKPIを作ることで、計画の成功率が格段に上がります。この記事で紹介したツールや方法を使って、ぜひ自分のプロジェクトでも現状をチェックしてみてください！
5. 定期的にKPIを見直し、柔軟に調整する
KPIは一度設定したら終わりではなく、「進捗状況を確認しながら調整を加えるプロセス」が成功の鍵を握ります。市場環境や組織の状況は刻々と変化します。そのため、目標達成のためにはKPIを固定的なものとして扱うのではなく、必要に応じてアップデートしていく姿勢が大切です。
なぜ見直しが重要？
KPIは未来を見据えた目標設定ですが、実際に運用してみると「想定よりも達成が簡単だった」「逆に高すぎて進捗が全く進まない」といった問題が発生することがあります。これを放置すると、モチベーション低下やリソースの無駄遣いにつながります。
また、次のような状況においてもKPIの見直しが必要です
- 市場環境の変化
競合が新しい戦略を採用したり、顧客ニーズが変化した場合、従来のKPIが適切でなくなることがあります。たとえば、リモートワークの普及が進んだことで、従来のオフラインイベント重視のKPIが不適切になるケースなどが考えられます。 - チームの進捗状況やリソースの変化
新しい人材が加わったり、予算が減少したりすることで、現実的なKPIが変わる場合があります。たとえば、広告予算が減った場合、問い合わせ件数の目標値を下げる必要があるかもしれません。 - KPI自体が非現実的な場合
設定したKPIが高すぎたり低すぎたりする場合、適切に見直すことで、成果を最大化できます。
KPI見直しの具体的な手順
現在の進捗状況を、数字やデータで確認します。たとえば、「新規顧客獲得数」「コンバージョン率」「問い合わせ件数」など、KPIとして設定した項目を具体的な数値で把握します。
目標値に対して、実際の成果が足りていない場合、その理由を分析します。たとえば、「広告クリック率は高いが、成約率が低い」といった具体的な課題を見つけます。
課題を基に、目標を現実的な範囲に調整します。また、改善のための具体的な行動を追加します。たとえば、「広告予算を増加し、よりターゲットを絞ったクリエイティブを作成する」などの変更を行います。
更新したKPIをチーム全体で共有し、全員が次の目標に向かって行動できるようにします。
成功するKPI見直しのポイント
- 柔軟性を持つ
見直しは必要な作業であり、目標を修正することは失敗ではありません。むしろ、より現実的で達成可能な目標に近づけるためのプロセスです。 - 原因と結果を関連付ける
KPIが未達成の場合、その原因を具体的に特定し、結果との因果関係を整理して改善策を立てます。 - 成果を祝う
部分的に達成した成果や小さな進歩をチームで共有し、モチベーションを高めます。
KPIの定期的な見直しは、目標達成のための重要なステップです。一貫して改善を続けることで、プロジェクトの成功確率を高め、チーム全体が前向きに取り組める環境を整えましょう！
よくある質問
- KPIはどれくらいの頻度で見直すべきですか？
KPIの見直しは、プロジェクトや業務内容に応じて異なりますが、一般的には月次や四半期ごとが効果的です。短期のプロジェクトであれば、週次で確認するのも良いでしょう。特に市場環境や業務状況に大きな変化があった場合は、臨機応変に見直しを行うことが重要です。
- KPIはどれくらい設定すれば良いですか？
1つの目標に対して、3～5個程度のKPIを設定するのが一般的です。多すぎると進捗の追跡が複雑になり、少なすぎると目標達成に必要な具体性を欠く可能性があります。必要最小限の数に絞りつつ、全体の進捗が確認できるようなKPIを選びましょう。
- 達成できないKPIはどうしたら良いですか？
まずは達成できなかった理由を分析しましょう。目標が高すぎたのか、行動計画に問題があったのかを特定します。その上で、目標を調整したり、新しいアクションを追加したりすることで改善します。KPIは柔軟に調整して良いものなので、状況に合わせて適切に更新してください。
- 初心者がKPIを設定する際のコツはありますか？
初心者は、まず簡単で具体的なKPIを設定することから始めると良いでしょう。例えば、「新規顧客数を月間20人増加」や「ウェブサイト訪問者数を10％増加」といった、測定が容易で達成可能な目標を設定すると成功体験を得やすくなります。
- KPIの結果をどのように活用すれば良いですか？
KPIの結果は、次のアクションを決めるための「指針」として活用します。目標が達成できた場合は、その成功要因を分析して次の目標に反映させましょう。未達成の場合は、課題を見つけ、改善策を計画していくことが大切です。
- KPIとOKRはどう違うのですか？
KPIは進捗を管理するための「数値指標」にフォーカスしています。一方、OKR（Objectives and Key Results）は「目的（Objective）」と「成果指標（Key Results）」を組み合わせたフレームワークで、チーム全体の方向性やモチベーションを高めることを重視します。KPIが定量的な目標に特化しているのに対し、OKRは定性的な要素も含まれる点が主な違いです。
まとめ
KPIを設定することで、目標達成に向けた道筋が驚くほどクリアになります。この記事で紹介した内容を参考にしながら、自分のプロジェクトやビジネスに合ったKPIを具体的に設計してみてください。
以下の手順を実践することで、目標達成の可能性を大きく引き上げることができます
- 最終目標（KGI）を決める
あなたのビジネスやプロジェクトが最終的に目指すゴールを、具体的な数値で明確にしましょう。 - 目標を細かく分解してKPIを設定
大きなゴールを実現可能な小さなステップに分け、進捗を追いやすくします。 - SMARTの法則を使ってKPIを明確化
曖昧な目標ではなく、具体的で測定可能な、実現性のある目標を設定しましょう。 - 現状をデータで把握
現在の状況を正確に把握することで、現実的かつ挑戦的な目標を設定できます。 - 定期的に進捗を見直し、柔軟に調整
市場環境やチームの状況に合わせてKPIを適宜更新し、目標達成までの軌道を修正しましょう。
成功への第一歩は行動から！
KPIの設定は、計画的な目標達成への第一歩です。初めてKPIを設定する方も、この記事で紹介した具体例や手順を活用すれば、スムーズに取り組むことができます。
この記事を読んだ今日が、あなたの目標達成のスタートラインです。小さな一歩でも良いので、今すぐ行動に移してみましょう！